DICAS ESSENCIAIS DE COMO ELABORAR O TERMO DE REFERÊNCIA COM EXCELÊNCIA

TERMO DE REFERÊNCIA

Especificação do objeto

De acordo com a Súmula 177 do TCU “a definição precisa e suficiente do objeto licitado constitui regra indispensável da competição, até mesmo como pressuposto do postulado de igualdade entre os licitantes, do qual é subsidiário o princípio da publicidade, que envolve o conhecimento, pelos concorrentes potenciais das condições básicas da licitação, constituindo, na hipótese particular da licitação para compra, a quantidade demandada uma das especificações mínimas e essenciais à definição do objeto do pregão”.

O agente público deve evitar descrições que deixem dúvidas para Administração e licitantes, bem como que sejam excessivas, irrelevantes e desnecessárias.

Sugerimos criar catálogos eletrônicos padronizando os objetos e especificações dentro da unidade administrativa. Aliás, esse procedimento está previsto no art. 5°, inciso XLIX, do Projeto de Lei n° 6.814/17, que trata da nova lei de licitações e contratos. Com o catálogo eletrônico é possível facilitar a elaboração da demanda e tornar mais célere o processo de contratação.

Fundamentação do pedido

A fundamentação adequada do pedido é muito importante sendo utilizada a expressão “atender ao interesse público”, como justificativa da contratação. O setor responsável pelo pedido deve indicar, previamente, nos autos dos procedimentos licitatórios, os motivos e fundamentos da necessidade da compra. Recomendamos que a unidade administrativa informe claramente as razões pelas quais o bem ou serviço deve ser contratado.

Prospecção de consumo

Deve se analisar a necessidade real da compra, e quando se tratar de despesas rotineiras, verifica a efetiva demanda do órgão. O correto é sempre avaliar a necessidade posta, a fim de evitar, para que não se desvirtue a necessidade e o objeto, consubstanciando em desperdício para a unidade administrativa. O setor responsável pelo pedido deve consubstanciar os elementos que justificam a necessidade da contratação e do quantitativo solicitado.
Especificação de objetivo divisível

De acordo com a súmula 247 do TCU, “é obrigatória a adjudicação por item, e não por preço global, nos editais das licitações para a contratação de obras, serviços, compras e alienações, cujo objeto seja divisível, desde que não haja prejuízo para o conjunto ou complexo ou perda de economia de escala, tendo em vista o objetivo de propiciar a ampla participação de licitantes que, embora não dispondo de capacidade para a execução, fornecimento ou aquisição da totalidade do objeto, possam fazê-lo com relação a itens ou unidades autônomas, devendo as exigências de habilitação se adequarem a essa divisibilidade”.

Aliás, o PL n° 6.814/17, prevê no art. 36, § 2º, que na aplicação do princípio do parcelamento, referente às compras, devem ser considerados:

a viabilidade da divisão do objeto em lotes;
o aproveitamento das particularidades do mercado local, visando à economicidade, sempre que possível, desde que atendidos os parâmetros de qualidade;
o dever de buscar a ampliação da competição e de evitar a concentração de mercado.
Já o § 3º do PL prescreve que o parcelamento não será adotado quando:

a economia de escala, a redução de custos de gestão de contratos ou a maior vantagem na contratação recomendar a compra do mesmo item do mesmo fornecedor;
o objeto a ser contratado configurar sistema único e integrado e houver a possibilidade de risco ao conjunto do objeto pretendido;
o processo de padronização ou de escolha de marca levar a fornecedor exclusivo.
Essas orientações evidenciam que nas contratações de objetos divisíveis a regra geral é que a contratação seja feita por item, a fim de propiciar a ampla participação de interessados e seleção da proposta mais vantajosa. A contratação por lote ou preço global deve ser vista como medida excepcional, que necessita de robusta motivação (Acórdão n° 2901/16 – Plenário, TCU)

A indicação de marca foi relativizada, pois é possível admití-la como forma ou parâmetro de qualidade, desde que seguida, necessariamente, das expressões “ou equivalente” e “ou de melhor qualidade”.

Mais uma vez, cumpre informar que o PL n° 6.814/17, acolheu essa orientação, tanto é que prevê no seu art. 37, § 4º, que no caso de licitação que envolva o fornecimento de bens, a Administração poderá excepcionalmente indicar marca ou modelo, desde que formalmente justificado, nas seguintes hipóteses:

I – em decorrência da necessidade de padronização do objeto;

II – em razão da necessidade de manter a compatibilidade com plataformas e padrões já adotados pela Administração;

III – quando determinada marca ou modelo comercializado por mais de um fornecedor for o único capaz de atender às necessidades da contratante;

IV – quando a descrição do objeto a ser licitado puder ser mais bem compreendida pela identificação de determinada marca ou modelo aptos a servir apenas como referência.

É essencial que na definição do objeto se faça a adequação da necessidade aos novos parâmetros de sustentabilidade, orientação, também, abraçada pelo PL n° 6.814/17, que determina, na aferição da melhor proposta, o levantamento dos custos indiretos, relacionados com as despesas de manutenção, utilização, reposição, depreciação e impacto ambiental, entre outros fatores.

Definição do valor estimado da contratação

Para que haja ampliação e diversificação as fontes das informações coletadas, procedimento denominado vulgarmente de “cesta de preços aceitáveis” (Acórdão n° 265/2010 do TCU).

A pesquisa mercadológica deve ser abrangente, efetiva e parametrizada, sendo recomendado consultar os seguintes métodos:

I – Painel de Preços, disponível no endereço eletrônico http://paineldeprecos.planejamento.gov.br;

II – contratações similares de outros entes públicos, em execução ou concluídos nos 180 (cento e oitenta) dias anteriores à data da pesquisa de preços;

III – pesquisa publicada em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que contenha a data e hora de acesso;

IV – pesquisa com os fornecedores, desde que as datas das pesquisas não se diferenciem em mais de 180 (cento e oitenta) dias.

Aprofundando ainda mais nesta questão delicada da pesquisa mercadológica, o TCU, por meio da Portaria n° 128, apresentou as seguintes recomendações a serem observadas no dimensionamento econômico do objeto:

Art. 10. As pesquisas de preços no mercado poderão ser realizadas na internet, por telefone, via e-mail ou correspondência, em publicações especializadas, e pessoalmente junto a fornecedores por meio de representante da Administração do TCU, observadas as seguintes orientações:

I – no caso de pesquisa de preços realizada em lojas na internet, deverá ser juntada aos autos a cópia da página pesquisada em que conste o preço, a descrição do bem, e a data da pesquisa;

II – no caso de pesquisa de preços realizada por telefone, devem ser registrados e juntados aos autos o número do telefone, a data, o horário, o nome da empresa e das pessoas que forneceram o orçamento;

III – no caso de pesquisa de preços realizada por e-mail ou correspondência, deverão ser juntados aos autos o pedido e a resposta do fornecedor;

IV – no caso de pesquisa de preços em publicações especializadas, deverá ser juntada aos autos a cópia da capa e da página pesquisada ou, alternativamente, indicado o número da publicação e da página pesquisada;

V – no caso de pesquisas de preço pessoalmente realizadas junto a fornecedores por meio de representante da Administração do TCU, deverá ser juntado aos autos documento em nome da empresa, contendo a data, o nome e a assinatura do representante ou responsável pelo fornecimento do preço.

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